Vlastní checkbox u rezervace: nechte klienty odsouhlasit vaše podmínky ještě před příchodem

Klient si rezervoval termín, nedorazil a vy jste přišli o dvě hodiny v kalendáři. Zavoláte mu, zmíníte storno podmínky a slyšíte větu, kterou zná každý provoz:„O žádných podmínkách jsem nevěděl.“A má pravdu. Pokud jste mu je nikdy neukázali, nemáte to čím vyvrátit.Přesně tohle řeší funkce SOUHLASY v nastavení rezervačního formuláře.

Co funkce SOUHLASY dělá

Do online rezervačního formuláře si přidáte vlastní zaškrtávací políčko. Sami si určíte, jaký text se u něj zobrazí, a můžete k němu nahrát vlastní dokument, například PDF se storno podmínkami nebo s informovaným souhlasem.Klient text vidí ještě předtím, než rezervaci dokončí. Dokument si může otevřít jedním kliknutím. Jakmile políčko zaškrtne a rezervaci odešle, jeho souhlas se uloží do databáze.Tři věci najednou:

• Klient je informovaný. Nikdo nemůže říct, že o podmínkách nevěděl.
• Dokument je vždy po ruce. Nemusíte ho posílat mailem ani tisknout na recepci.
• Máte záznam. U každé rezervace víte, kdo a kdy souhlasil.

Na co to reálně využijete

Funkce je záměrně univerzální, text si píšete sami. Tady je, jak ji používají jednotlivá odvětví.Salony krásy a barbershopy Storno podmínky a poplatek za nedostavení se. Informovaný souhlas před barvením, prodlužováním řas nebo permanentním make-upem. Upozornění na alergický test 48 hodin před ošetřením.Wellness a masáže Zdravotní dotazník a kontraindikace. Provozní řád. Podmínky vstupu do sauny nebo bazénu.Autoservisy Souhlas s podmínkami opravy a možným navýšením ceny po diagnostice. Informace o odpovědnosti za věci ponechané ve vozidle. Podmínky uskladnění pneumatik.Svatební salony Podmínky zapůjčení šatů, záloha, storno lhůty, odpovědnost za poškození.Kdekoli Souhlas se zpracováním osobních údajů a s fotografiemi z ošetření na sociální sítě.

Proč je uložený souhlas důležitý

Zobrazit podmínky je jedna věc. Umět po roce doložit, co přesně klient viděl, je druhá.EASYBOOKING proto u každé rezervace ukládá i samotné znění textu, se kterým klient v tu chvíli souhlasil, spolu s datem a časem. Pokud své podmínky za půl roku změníte, starší rezervace zůstanou navázané na původní znění.To je rozdíl mezi „někde na webu to máme napsané“ a prokazatelným záznamem. Při reklamaci, při sporu o storno poplatek i při kontrole ochrany osobních údajů je to přesně ten podklad, který potřebujete.Papírové formuláře v šuplíku tohle nedokážou. Najít podpis konkrétního klienta z loňského léta znamená přehrabat se hromadou papírů, pokud se vůbec zachovaly.

Jak to nastavíte

Nastavení zabere pár minut a nepotřebujete na to nikoho externího.

1. V administraci otevřete nastavení rezervačního formuláře a přejděte do sekce Souhlasy.
2. Přidejte nový souhlas a napište text, který se zobrazí vedle zaškrtávacího políčka. Držte ho krátký a srozumitelný.
3. Nahrajte dokument v PDF, pokud chcete klientovi zpřístupnit plné znění.
4. Zvolte, zda je souhlas povinný. U povinného souhlasu klient rezervaci nedokončí, dokud políčko nezaškrtne.
5. Uložte a otevřete si vlastní rezervační formulář, abyste viděli výsledek očima klienta.

Hotovo. Od té chvíle máte souhlas u každé nové rezervace.

Tři doporučení z praxe

Text u políčka pište krátce. Odstavec na pět řádků nikdo nečte a zbytečně prodlužuje formulář. Jedna věta a odkaz na dokument fungují nejlépe. Například: „Souhlasím se storno podmínkami salonu.“Povinné nechte jen to, co opravdu musí být. Každé další povinné políčko je krok navíc mezi klientem a dokončenou rezervací. Storno podmínky ano. Souhlas s fotografiemi na Instagram klidně nepovinný.Dokument mějte aktuální. Pokud změníte ceny nebo lhůty, nahrajte novou verzi. Staré rezervace zůstávají navázané na původní znění, takže si historii nepokazíte.

Shrnutí

Vlastní checkbox v rezervačním formuláři není administrativní drobnost. Je to nejlevnější způsob, jak předejít sporům, které vás stojí čas, nervy a peníze v kalendáři.Klient odklikne pár sekund. Vy máte klid.Funkci SOUHLASY najdete v nastavení rezervačního formuláře a máte ji k dispozici v rámci svého účtu. Pokud EASYBOOKING ještě nepoužíváte, vyzkoušejte si ho zdarma a nastavte si vlastní podmínky hned první den.