Klient si rezervoval termín, nedorazil a vy jste přišli o dvě hodiny v kalendáři. Zavoláte mu, zmíníte storno podmínky a slyšíte větu, kterou zná každý provoz:
„O žádných podmínkách jsem nevěděl.“A má pravdu. Pokud jste mu je nikdy neukázali, nemáte to čím vyvrátit.Přesně tohle řeší funkce
SOUHLASY v nastavení rezervačního formuláře.
Co funkce SOUHLASY dělá
Do online rezervačního formuláře si přidáte vlastní zaškrtávací políčko. Sami si určíte, jaký text se u něj zobrazí, a můžete k němu nahrát vlastní dokument, například PDF se storno podmínkami nebo s informovaným souhlasem.Klient text vidí ještě předtím, než rezervaci dokončí. Dokument si může otevřít jedním kliknutím. Jakmile políčko zaškrtne a rezervaci odešle, jeho souhlas se uloží do databáze.Tři věci najednou:
- Klient je informovaný. Nikdo nemůže říct, že o podmínkách nevěděl.
- Dokument je vždy po ruce. Nemusíte ho posílat mailem ani tisknout na recepci.
- Máte záznam. U každé rezervace víte, kdo a kdy souhlasil.
Na co to reálně využijete
Funkce je záměrně univerzální, text si píšete sami. Tady je, jak ji používají jednotlivá odvětví.
Salony krásy a barbershopy
Storno podmínky a poplatek za nedostavení se. Informovaný souhlas před barvením, prodlužováním řas nebo permanentním make-upem. Upozornění na alergický test 48 hodin před ošetřením.
Wellness a masáže
Zdravotní dotazník a kontraindikace. Provozní řád. Podmínky vstupu do sauny nebo bazénu.
Autoservisy
Souhlas s podmínkami opravy a možným navýšením ceny po diagnostice. Informace o odpovědnosti za věci ponechané ve vozidle. Podmínky uskladnění pneumatik.
Svatební salony
Podmínky zapůjčení šatů, záloha, storno lhůty, odpovědnost za poškození.
Kdekoli
Souhlas se zpracováním osobních údajů a s fotografiemi z ošetření na sociální sítě.
Proč je uložený souhlas důležitý
Zobrazit podmínky je jedna věc. Umět po roce doložit, co přesně klient viděl, je druhá.EASYBOOKING proto u každé rezervace ukládá i samotné znění textu, se kterým klient v tu chvíli souhlasil, spolu s datem a časem. Pokud své podmínky za půl roku změníte, starší rezervace zůstanou navázané na původní znění.To je rozdíl mezi „někde na webu to máme napsané“ a prokazatelným záznamem. Při reklamaci, při sporu o storno poplatek i při kontrole ochrany osobních údajů je to přesně ten podklad, který potřebujete.Papírové formuláře v šuplíku tohle nedokážou. Najít podpis konkrétního klienta z loňského léta znamená přehrabat se hromadou papírů, pokud se vůbec zachovaly.
Jak to nastavíte
Nastavení zabere pár minut a nepotřebujete na to nikoho externího.
- V administraci otevřete nastavení rezervačního formuláře a přejděte do sekce Souhlasy.
- Přidejte nový souhlas a napište text, který se zobrazí vedle zaškrtávacího políčka. Držte ho krátký a srozumitelný.
- Nahrajte dokument v PDF, pokud chcete klientovi zpřístupnit plné znění.
- Zvolte, zda je souhlas povinný. U povinného souhlasu klient rezervaci nedokončí, dokud políčko nezaškrtne.
- Uložte a otevřete si vlastní rezervační formulář, abyste viděli výsledek očima klienta.
Hotovo. Od té chvíle máte souhlas u každé nové rezervace.
Tři doporučení z praxe
Text u políčka pište krátce. Odstavec na pět řádků nikdo nečte a zbytečně prodlužuje formulář. Jedna věta a odkaz na dokument fungují nejlépe. Například:
„Souhlasím se storno podmínkami salonu.“Povinné nechte jen to, co opravdu musí být. Každé další povinné políčko je krok navíc mezi klientem a dokončenou rezervací. Storno podmínky ano. Souhlas s fotografiemi na Instagram klidně nepovinný.
Dokument mějte aktuální. Pokud změníte ceny nebo lhůty, nahrajte novou verzi. Staré rezervace zůstávají navázané na původní znění, takže si historii nepokazíte.
Shrnutí
Vlastní checkbox v rezervačním formuláři není administrativní drobnost. Je to nejlevnější způsob, jak předejít sporům, které vás stojí čas, nervy a peníze v kalendáři.Klient odklikne pár sekund. Vy máte klid.
Funkci SOUHLASY najdete v nastavení rezervačního formuláře a máte ji k dispozici v rámci svého účtu. Pokud EASYBOOKING ještě nepoužíváte, vyzkoušejte si ho zdarma a nastavte si vlastní podmínky hned první den.
